Aturan Umum Persidangan Lembaga Mahasiswa


Tulisasn ini saya ambil dari materi yang saya berikan pada Latihan Kepemimpinan dan Keorganisasian Lanjutan Keluarga Mahasiswa Institut Manajemen Telkom, dipublikasikan untuk keperluan pengetahuan semata sehingga yang lainnya dapat membaca tulisan sederhana ini. tulisan ini diambil dari beberapa blog. Silahkan membaca semoga bermanfaat.

SEKILAS TENTANG PERSIDANGAN

Satu kenyataan yang tidak bisa kita ingkari adalah bahwa sekian ribu juta manusia di muka bumi, pada dasarnya hanya diatur dan dikendalikan oleh segelintir orang, tidak lebih dari perseribu jumlah mereka. Hal ini dapat dilihat, manakala satu resolusi akan diambil oleh Perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB) di New York pada sebuah sidang PBB. Begitu juga dengan Indonesia, 220 juta penduduknya diatur oleh mereka yang kurang lebih seribu orang, yang duduk sebagai anggota legislatif/anggota dewan, melalui mekanisme persidangan yang bermacam-macam. Dengan demikian, berlangsungnya proses persidangan, dimanapun berada, memiliki makna yang begitu mendalam dan menentukan bagi proses berlangsungnya sebuah lembaga atau organisasi.

Kata “sidang”, tentu bukan hal yang asing bagi kita. Sering kita mendengar atau membaca mengenai kata sidang ini. Tapi apa sebenarnya arti dari sidang ini??. Dalam sebuah kegiatan Musyawarah Mahasiswa, kata sidang tidak jauh berbeda artinya dengan Musyawarah. Yang membedakan adalah dalam sebuah persidangan, permasalahan yang akan dibahas biasanya ada dalam bentuk tertulisnya (draft tertulis). Selain itu, dalam persidangan biasanya ada aturan baku atau formal yang mengatur jalannya persidangan. Sederhananya, Sidang adalah Musyawarah yang formal. Ada juga yang mengartikan sidang sebagai sebuah pertemuan untuk membicarakan sesuatu (untuk lebih jelas lihat lagi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia).

Setiap permusyawaratan dalam sebuah organisasi formal pasti membutuhkan persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir dari pemahaman dan ketaatan terhadapaturan didalam sebuah persidangan.

Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal sebuah organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan bersama. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung.

Aturan Umum Sebuah Persidangan

1. Draft Tertulis

Kumpulan lembaran-lembaran tertulis (legal & formal) yang dibutuhkan dalam suatu persidangan.

  1. Tata Tertib Sidang : berisi aturan-aturan yang menjadi acuan jalannya persidangan. Tata tertib memuat kriteria peserta, hak dan kewajiban peserta, sanksi-sanksi, dan mekanisme lainnya.
  2. Agenda Sidang : berisi susunan acara atau susunan pokok pembicaraan atau persoalan-persoalan yang akan dibahas dalam suatu persidangan.
  3. Anggaran Dasar & Anggaran Rumah Tangga : lembar konstitusional suatu organisasi/lembaga.
  4. Lembar-lembar lain yang menunjang persidangan.

2. Peserta

a. Peserta Penuh

¨       Hak peserta penuh :

  • Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
  • Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
  • Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
  • Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan

¨       Kewajiban peserta penuh :

  • Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
  • Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

b. Peserta Peninjau

¨       Hak Peninjau : hak bicara

¨       Kewajiban Peninjau:

  • Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
  • Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

3. Presidium Sidang

  • Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah sesuai tata tertib yang disepakati
  • Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta
  • Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan

4. Panitia Pelaksana (OC) atau Pengarah (SC) Persidangan

Panitia yang bertugas sebagai fasilitator terhadap terselenggaranya persidangan dari awal hingga akhir. Panitia inilah yang berperan secara teknis menyiapkan kebutuhan-kebutuhan untuk suatu persidangan

5. Ketukan Palu

Ketukan satu kali menandakan pengesahan satu putusan dan biasanya digunakan pula untuk menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.

Ketukan dua kali untuk menskoring atau menunda sidang (pending) sementara karena alasan tertentu yang disetujui oleh forum.  Skorsing/pending dilakukan dengan mekanisme 2 X a menit.

Ketukan tiga kali untuk membuka atau menutup sidang.

6. Interupsi

Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut. Macam-macam interupsi berdasarkan urutan prioritasnya :

  1. Interupsi Point of Previllage adalah jenis interupsi tingkatan tertinggi. Peserta yang meminta interupsi ini wajib didahulukan oleh pimpinan sidang. Interupsi ini dimaksudkan apabila ada hak dari seorang peserta yang dilecehkan oleh peserta lain, atau ada pembicaraan dari peserta lain yang menyerangnya secara pribadi, diluar kontes pembahasan dalam persidangan. Karena sifatnya yang personal, dibeberapa persidangan lain menyebutnya sebagai interupsi personal.
  2. Interupsi Point of Clarification adalah jenis interupsi yang tingkatannya dibawah previllage. Interupsi ini dimaksudkan untuk mengklarifikasi suatu persoalan yang sedang dibahas dalam persidangan.
  3. Interupsi Point of Information adalah interupsi yang dimaksudkan untuk memberikan informasi terkait persoalan yang sedang dibahas dalam persidangan.
  4. Interupsi Point of Order adalah interupsi yang dimaksudkan untuk memberikan usulan atau menawarkan saran, permintaan, atau gagasan terkait persoalan yang sedang dibahas dalam persidangan.

Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan. Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang.

7. Kuorum

Persyaratan minimal, secara kuantitatif, yang menjadi acuan bahwa sidang tersebut sah dan dapat diselenggarakan.

8. Pengambilan Keputusan

Tata cara pengambilan keputusan seperti berikut ini (berurutan) :

  1. Musyawarah mufakat. Disepakati bersama-sama.
  2. Lobbying adalah salah satu cara untuk menyelesaikan perbedaan pendapat agar terciptanya mufakat. Hal menjadi pilihan bijak ketika timbul dua perbedaan pendapat, atau permasalahan telah mengerucut.
  3. Pengambilan suara (Voting) adalah langkah terakhir yang ditempuh apabila kedua langkah diatas tidak berhasil.

4 thoughts on “Aturan Umum Persidangan Lembaga Mahasiswa

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s