Aturan Umum Persidangan Lembaga Mahasiswa

Tulisasn ini saya ambil dari materi yang saya berikan pada Latihan Kepemimpinan dan Keorganisasian Lanjutan Keluarga Mahasiswa Institut Manajemen Telkom, dipublikasikan untuk keperluan pengetahuan semata sehingga yang lainnya dapat membaca tulisan sederhana ini. tulisan ini diambil dari beberapa blog. Silahkan membaca semoga bermanfaat.

SEKILAS TENTANG PERSIDANGAN

Satu kenyataan yang tidak bisa kita ingkari adalah bahwa sekian ribu juta manusia di muka bumi, pada dasarnya hanya diatur dan dikendalikan oleh segelintir orang, tidak lebih dari perseribu jumlah mereka. Hal ini dapat dilihat, manakala satu resolusi akan diambil oleh Perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB) di New York pada sebuah sidang PBB. Begitu juga dengan Indonesia, 220 juta penduduknya diatur oleh mereka yang kurang lebih seribu orang, yang duduk sebagai anggota legislatif/anggota dewan, melalui mekanisme persidangan yang bermacam-macam. Dengan demikian, berlangsungnya proses persidangan, dimanapun berada, memiliki makna yang begitu mendalam dan menentukan bagi proses berlangsungnya sebuah lembaga atau organisasi.

Kata “sidang”, tentu bukan hal yang asing bagi kita. Sering kita mendengar atau membaca mengenai kata sidang ini. Tapi apa sebenarnya arti dari sidang ini??. Dalam sebuah kegiatan Musyawarah Mahasiswa, kata sidang tidak jauh berbeda artinya dengan Musyawarah. Yang membedakan adalah dalam sebuah persidangan, permasalahan yang akan dibahas biasanya ada dalam bentuk tertulisnya (draft tertulis). Selain itu, dalam persidangan biasanya ada aturan baku atau formal yang mengatur jalannya persidangan. Sederhananya, Sidang adalah Musyawarah yang formal. Ada juga yang mengartikan sidang sebagai sebuah pertemuan untuk membicarakan sesuatu (untuk lebih jelas lihat lagi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia).

Setiap permusyawaratan dalam sebuah organisasi formal pasti membutuhkan persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir dari pemahaman dan ketaatan terhadapaturan didalam sebuah persidangan.

Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal sebuah organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan bersama. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung.

Aturan Umum Sebuah Persidangan

1. Draft Tertulis

Kumpulan lembaran-lembaran tertulis (legal & formal) yang dibutuhkan dalam suatu persidangan.

1. Tata Tertib Sidang : berisi aturan-aturan yang menjadi acuan jalannya persidangan. Tata tertib memuat kriteria peserta, hak dan kewajiban peserta, sanksi-sanksi, dan mekanisme lainnya.
2. Agenda Sidang : berisi susunan acara atau susunan pokok pembicaraan atau persoalan-persoalan yang akan dibahas dalam suatu persidangan.
3. Anggaran Dasar & Anggaran Rumah Tangga : lembar konstitusional suatu organisasi/lembaga.
4. Lembar-lembar lain yang menunjang persidangan.

2. Peserta

a. Peserta Penuh

¨       Hak peserta penuh :

• Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
• Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
• Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
• Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan

¨       Kewajiban peserta penuh :

• Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
• Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

b. Peserta Peninjau

¨       Hak Peninjau : hak bicara

¨       Kewajiban Peninjau:

• Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
• Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

3. Presidium Sidang

• Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah sesuai tata tertib yang disepakati
• Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta
• Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan

4. Panitia Pelaksana (OC) atau Pengarah (SC) Persidangan

Panitia yang bertugas sebagai fasilitator terhadap terselenggaranya persidangan dari awal hingga akhir. Panitia inilah yang berperan secara teknis menyiapkan kebutuhan-kebutuhan untuk suatu persidangan

5. Ketukan Palu

Ketukan satu kali menandakan pengesahan satu putusan dan biasanya digunakan pula untuk menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.

Ketukan dua kali untuk menskoring atau menunda sidang (pending) sementara karena alasan tertentu yang disetujui oleh forum.  Skorsing/pending dilakukan dengan mekanisme 2 X a menit.

Ketukan tiga kali untuk membuka atau menutup sidang.

6. Interupsi

Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut. Macam-macam interupsi berdasarkan urutan prioritasnya :

1. Interupsi Point of Previllage adalah jenis interupsi tingkatan tertinggi. Peserta yang meminta interupsi ini wajib didahulukan oleh pimpinan sidang. Interupsi ini dimaksudkan apabila ada hak dari seorang peserta yang dilecehkan oleh peserta lain, atau ada pembicaraan dari peserta lain yang menyerangnya secara pribadi, diluar kontes pembahasan dalam persidangan. Karena sifatnya yang personal, dibeberapa persidangan lain menyebutnya sebagai interupsi personal.
2. Interupsi Point of Clarification adalah jenis interupsi yang tingkatannya dibawah previllage. Interupsi ini dimaksudkan untuk mengklarifikasi suatu persoalan yang sedang dibahas dalam persidangan.
3. Interupsi Point of Information adalah interupsi yang dimaksudkan untuk memberikan informasi terkait persoalan yang sedang dibahas dalam persidangan.
4. Interupsi Point of Order adalah interupsi yang dimaksudkan untuk memberikan usulan atau menawarkan saran, permintaan, atau gagasan terkait persoalan yang sedang dibahas dalam persidangan.

Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan. Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang.

7. Kuorum

Persyaratan minimal, secara kuantitatif, yang menjadi acuan bahwa sidang tersebut sah dan dapat diselenggarakan.

8. Pengambilan Keputusan

Tata cara pengambilan keputusan seperti berikut ini (berurutan) :

1. Musyawarah mufakat. Disepakati bersama-sama.
2. Lobbying adalah salah satu cara untuk menyelesaikan perbedaan pendapat agar terciptanya mufakat. Hal menjadi pilihan bijak ketika timbul dua perbedaan pendapat, atau permasalahan telah mengerucut.
3. Pengambilan suara (Voting) adalah langkah terakhir yang ditempuh apabila kedua langkah diatas tidak berhasil.

Stabilitas Konstitusi, Lebih Penting!!

Rabu malam, 28 Mei 2009, di lobby IM Telkom digelar debat terbuka calon Ketua Umum BEM dan calon Ketua BEM Fakultas KM IM Telkom. Rata-rata calon memaparkan visi dan misinya yang sangat bagus, tapi ada yang luput dari perhatian calon, yang harus benar-benar diperjuangkan oleh mereka (jika benar-benar terpilih). Apa itu? STABILITAS KONSTITUSI KM IM TELKOM.

KM IM Telkom dibuat untuk menyatukan seluruh elemen mahasiswa IM Telkom agar beroganisasi selangkah lagi lebih baik, lebih profesional, lebih dewasa, lebih demokrasi. Untuk itu, para calon harus memperjuangkan agar AD/ART, sebagai landasan dasar, dapat diterima oleh seluruh mahasiswa IM Telkom (tak terkecuali siapapun).

Agar tugas ini lebih terasa “ringan”, Ketua Umum BEM terpilih haruslah membuat program terpusat, bersinergi dengan BEM Faklutas, untuk mewujudkan lahirnya KM IM Telkom agar tidak prematur…!!

Tidak hanya terjebak dengan membuat program-program bersifat membuang-uang-negara atau tanpa terarah. Karena KM IM Telkom dibangun bukan untuk 1-2 tahun.

Untuk calon Ketua BEM baik pusat maupun fakultas, lebih baik kita bersama-sama membangun fondasi KM IM Telkom yang kuat dulu… wujudkan stabilitas internal. Mari kita junjung tinggi landasan dasar organisasi kita. Karena itulah kesepakatan kita bersama!

Behind The Scene : AD/ART KM IM Telkom

Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga merupakan sebuah landasan hukum yang dimiliki oleh sebuah organisasi. Dari AD/ART pula terdapat aturan-aturan main yang disepakati bersama guna menjalankan organisasi. Oleh karenanya dalam membuat AD/ART tidaklah boleh main-main apalagi main lompat tali. Coz cape boss!!! Lha jayuz… emang bener kok, membuat AD/ART itu susah-susah-gampang. Gampang kalo organisasi itu punya kita, yang ngejalanin kita sendiri, anggotanya pun kita sendiri. Nah susah, karena dalam membuat AD/ART itu harus merupakan kesepakatan bersama elemen-elemen penting dari organisasi tersebut. Terutama bila organisasi itu mengedepankan kedaulatan tertinggi berada ditangan anggota maka AD/ART tersebut haruslah merepresentasikan aspirasi/keinginan semua anggota secara overall. Belum lagi dalam penulisan haruslah mengikuti aturan-aturan umum hukum yang berlaku mengenai AD/ART. Biasanya sih banyak pada permasalahan redaksional yang cocok yang menginterpretasikan apa yang sebenarnya diinginkan dari sebuah pasal.

Dalam tulisan ini, saya ingin berbagi pengalaman saya dalam menyusun AD/ART KM IM Telkom. Tentu saja saya tidak bekerja sendiri. Ada 6 orang lainnya yang tergabung dalam sebuah badan bernama Badan Persiapan Reformasi Lembaga Kemahasiswaan (Bapforlak) IM Telkom. Nah ketujuh orang ini (termasuk saya) adalah tokoh kunci (kata2 adit bgt… hahaha) dalam pendirian KM IM Telkom.

Mulai efektif merancang AD/ART pada bulan Januari 2009. Pertama, kami merancang anggaran dasar (ya iyalah… secara ART tuh penjabaran dari AD) dengan mekanisme pembagian tugas (jadi tiap orang mengajukan usulan beda bab). Kebetulan (secara disengaja..!!) waktu itu saya dapet Bab Kelengkapan Organisasi dan harus menjelaskan bagaimana hubungan antarlembaga tersebut. Awalnya saya mengajukan struktural antar lembaga yang sederhana. Yang berbeda pada saat itu saya masukan lembaga baru yaitu Komite Keuangan. Komite independen yang memastikan keuangan KM IM Telkom lancar. Tapi beriringannya dengan rapat, rapat dan rapat, akhirnya ada pemodifikasian Komite Keuangan ini menjadi Badan Audit Kemahasiswaan (BAK). BAK sendiri sebenarnya lebih ke fungsi pengawasan bidang keuangan (auditor internal) dari KM IM Telkom.

Saya pribadi banyak mengambil refrensi dari AD/ART KM ITB, KEMA UNPAD, beberapa AD/ART HIMA lainnya. Kenapa saya pilih ITB dan Unpad? Karena memang baik diterapkan pada KM IM Telkom yang notabene membangun dari awal. Dan mereka juga (Unpad & ITB) baru memusatkan kehidupan kemahasiswaanya kembali.

yang lainnya banyak mengambil konsepsi dari IKM Universitas Indonesia. Dan bila rekan-rekan membaca AD/ART KM IM Telkom dan membandingkannya dengan UI mungkin akan terlihat ada kesamaan.

Proses pencarian refrensi AD/ART sebenernya sudah diawali pada saat MPM periode 2007-2008 dan memang isu pembentukan KM IM Telkom dimulai pada periode ini, dahulu usulan namanya adalah KBM IM Telkom. Tahun lalu MPM berhasil melakukan studi banding kebeberapa sekolah tinggi di Bandung dan berhasil mendapatkan AD/ART ormawanya. Saat ini bank data AD/ART di MPM :

1. AD/ART KM ITB
2. AD/ART KEMA UNPAD
3. UUD UI
4. AD/ART KBM IT TELKOM
5. AD/ART DPM STHB
6. AD/ART KM STIE EKUITAS
7. AD/ART LAINNYA

Ada keuntungan bila kita memulai dari awal (nol), kita jadi merancang sebuah organisasi secara sangat ideal. Tapi kelemahannya kita harus membuat banyak pasal untuk memastikan segala ide idealisme tentang organisasi tersebut dapat diinterpretasi dengan sama oleh orang lain yang membaca AD/ART nantinya. Alhasil total pasal rancangan AD/ART KM IM Telkom sebanyak 150an pasal… bejibun amat yah.. padahal itu juga tidak manampung pasal-pasal untuk masa peralihan.

Dalam proses pengajuan usulannya (diantara kami bertujuh) pun menarik. Banyak timbul mispersepsi dan kadang dibumbui oleh emosi. Idealnya sih setiap orang memiliki level pengetahuan tentang pembuatan AD/ART yang sama. Tapi toh tidak seperti itu dan perbedaan ini lah yang mewarnai kanvas konsepsi KM IM Telkom menjadi lebih berwarna dan indah. Indah karena dikerjakan bersama-sama.

Judul Pilem : AD/ART KM IM Telkom

Durasi Pilem : 3 Bulan (Jan-Mar 2009), pernah seminggu penuh ampe jam 12 malem!!

Lokasi Syuting : Markas MPM, tempat kenangan lainnya… lupa… hehehe

Sinopsis : pembuatan AD/ART yang sangat idealis, perfeksionis, membutuhkan konsentrasi lebih, kemampuan mengontrol emosi tingkat tinggi, kesabaran super, ketelitian dan kedetailan…. serta senyuman dan keikhlasan… ^^

NB : thanks buat rekan2 bapforlak lainnya yang tetap semangat dikala diriku ini kehilangan asa dan semangat yang menguap entah kemana. Kalian Hebat…!!

Pra Kongres Mahasiswa IM Telkom

Pada tanggal 27-29 Maret 2009 yang lalu sudah sepatutnya menjadi tanggal bersejarah dalam pergerakan Organisasi Mahasiswa (Ormawa) Institut Manajemen Telkom. Pasalnya seluruh pemangku kepentingan (baca : stakeholder) ormawa IM Telkom berkumpul dan duduk bersama dalam sebuah forum untuk membahas pembentukan wajah baru ormawa IM Telkom. Nama forum tersebut adalah Pra Kongres Mahasiswa IM Telkom.

Apa sih Pra Kongres Mahasiswa IM Telkom itu?
Pra Kongres Mahasiswa ini adalah sebuah permusyawaratan yang membahas tentang pembentukan awal Keluarga Mahasiswa Institut Manajemen Telkom.

Lho? Berarti sebelumnya IM Telkom belum mempunyai ormawa?!

Tidak, IM Telkom sudah mempunyai ormawa intra kampus dengan nama Himpunan Mahasiswa Manajemen Bisnis Telekomunikasi dan Informatika (HIMA MBTI). Karena perubahan struktur institusinya, dahulu STMB Telkom sekarang menjadi IM Telkom, maka ormawanya pun mau tak mau ikut berubah. Alasan lainnya adalah untuk menampung aspirasi mahasiswa jurusan lainnya selain jurusan MBTI.

Apa aja sih yang dibicarain di Pra Kongres itu??
Secara garis besar ada dua pokok pembicaraan penting yang kemudian dalam teknis sidangnya dibagi menjadi 2 sidang komisi. Pertama, Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga KM IM Telkom. AD/ART ini dibahas oleh Komisi A Pra Kongres dan tentu saja rancangannya telah ada. Gile Aje nyusun dari awal!!! Jadi komisi A ini mengkaji hasil rancangan AD/ART yang dibuat Badan Perencanaan Reformasi Lembaga Kemahasiswaan (Bapforlak). Kedua, Rekomendasi dan Aturan Peralihan. Nah, karena KM IM Telkom ini masa kepengurusannya dibuat dari Jan-Des, berbeda sebelumnya Jul-Jun, maka untuk tahun awal efektifnya adalah Januari 2010. Jadi ada 6 bulan masa transisi. Komisi B membahas gimana sih aturan buat 6 bulan ini dan juga memberikan masukan untuk KM IM Telkom baik untuk jangka pendek (5 tahun).

Siapa aje tuch yang dateng di Pra Kongres!!??
Peserta yang hadir adalah delegasi-delegasi dari para stakeholder ormawa IM Telkom. Tentu aja ada persyaratan delegasinya, yaitu :
• 5 orang perwakilan MPM
• 5 orang perwakilan kepengurusan HIMA MBTI
• 3 orang perwakilan tiap-tiap fakultas. IM Telkom memiliki 3 fakultas.
• 2 orang perwakilan tiap-tiap UKM/Komunitas. UKM/Komunitas yang terdaftar secara resmi pada Dept. SDK HIMA MBTI.

Jadi ada sekitar 25 lembaga yang hadir dalam pra kongres kemaren. Oh iya, yang mempunyai hak suara adalah lembaga yang diwakilkannya. Bukan tiap delegasi yang memiliki hak suara, jadi tiap delegasi harus pandai-pandai dalam melobi dan meyakinkan delegasi lainnya.

Siapa nyang jadi panitia pelaksananya…??
Yang bertanggung jawab terhadap atas pelaksanaan ini, ya Bapforlak. Bapforlak disini sebagai tim pengarah dari panitia pelaksana. Yah semacam steering commitee gt deh. Berikut ini susunan kepanitiaannya :

Tim Pengarah :
BAPFORLAK as Steering Commitee
• Rendy M. S. (Kord), Andria Rahmawati, M. Aulia R., Asiska J., M. Aditian W., Titi Pratitis S., Yuniar Theophilia J.

Organizing Commitee

Ketua Pelaksana :
• Lintang Bima Sakti

Divisi Acara :
• Nadia, Dhea, Wida, Christie, Rima (Kord), Adi

Divisi Publikasi & Dokumentasi :
• Feli, Johana, Tami, Niken, Indah, Agung (Kord)

Divisi Konsumsi :
• Leo, Icut, Anin, Qimel, Erland (Kord)

Divisi Tatib :
• Cut Rizki, Awan(Kord), Raji

Divisi Logistik :
• Fajar, Arwa (Kord), Pier, Radius, Koya, Eric

Trus apa sih hasil nyata dari Pra Kongres Mahasiswa ineh??
Hasilnya berupa deklarasi bersama yang ditandatangani oleh para stakeholder tersebut. Jadi semua ketetapan sidang pra kongres tersebut mengikat semuanya yang hadir. Ketetapannya berupa draf AD/ART KM IM Telkom, Rekomendasi dan Aturan Peralihan, Komisi Peralihan (yang bertugas mensukseskan KM IM Telkom pada masa transisi).

Nah udah ngertikan apa itu Pra Kongres Mahasiswa dan pentingnya kegiatan tersebut bagi pergerakan ormawa Institut Manajemen Telkom.

Hidup Mahasiswa…!!
KM IM Telkom…. Berintegritas, Berilmu, Berjiwa Mandiri…..!!